Platforma szkoleniowa to system, w którym firma prowadzi szkolenia pracowników w jednym miejscu: udostępnia kursy, sprawdza wiedzę i przechowuje historię szkoleń każdej osoby.
Poniżej siedem kroków wyboru platformy, pytania kontrolne do każdego z nich i przepisy, które warto mieć z tyłu głowy przy decyzji.
Kiedy firma potrzebuje platformy szkoleniowej?
Wtedy, gdy szkolenia rozchodzą się po mailach, arkuszach i kilku narzędziach naraz, a nikt nie ma pełnego obrazu. Sygnałem są też szkolenia obowiązkowe, które trzeba udokumentować. Art. 4 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act) wymaga zadbania o kompetencje w zakresie AI personelu korzystającego z systemów AI. Art. 20 dyrektywy (UE) 2022/2555 (NIS2) przewiduje szkolenia członków organów zarządzających podmiotów kluczowych i ważnych. W obu przypadkach liczy się nie tylko samo szkolenie, ale też możliwość pokazania, kto je przeszedł.
Krok 1: Określ cele - po co firmie platforma?
Pierwszy krok ustala, jakie zadania ma rozwiązać platforma. Inne wymagania ma wdrażanie nowych pracowników, inne szkolenia obowiązkowe, a jeszcze inne rozwój kompetencji całych zespołów. Spisz dwa lub trzy najważniejsze cele i dopisz, po czym poznasz, że zostały osiągnięte. Ta lista posłuży potem do oceny ofert.
Pytania kontrolne:
- Czy wiemy, które dwa lub trzy cele są najważniejsze?
- Czy każdy cel ma miernik, na przykład czas wdrożenia nowej osoby?
- Czy cele zaakceptowały działy, które będą z platformy korzystać?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, zbierz krótko potrzeby od kadr i kierowników działów, zanim zaczniesz porównywać dostawców.
Krok 2: Policz użytkowników - jak licencja zachowa się, gdy firma urośnie?
Drugi krok dotyczy kosztów w czasie. Część platform liczy opłatę od każdego użytkownika, część od liczby aktywnych osób, a część nie ma limitu użytkowników. Sprawdź, ile osób będzie korzystać z platformy dziś i za dwa lata, uwzględniając wykonawców i partnerów. Model, który jest tani na start, potrafi szybko podrożeć przy wzroście zespołu.
Pytania kontrolne:
- Czy znamy liczbę użytkowników dziś i za dwa lata?
- Czy wiemy, jak zmieni się koszt przy podwojeniu zespołu?
- Czy licencja obejmuje osoby spoza firmy?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, poproś dostawców o wycenę dla dwóch scenariuszy: obecnego i docelowego.
Krok 3: Sprawdź treści - skąd wezmą się kursy?
Trzeci krok ocenia, czym platforma zostanie wypełniona. Firma może tworzyć własne kursy, importować gotowe materiały, kupować kursy od autorów albo zlecić ich produkcję. Sprawdź, czy platforma obsługuje formaty, które już masz, i czy pozwala łatwo aktualizować treści. Pusta platforma nie przyniesie efektu, nawet jeśli ma świetne funkcje.
Pytania kontrolne:
- Czy wiemy, skąd będą pochodzić pierwsze kursy?
- Czy platforma przyjmie materiały, które firma już ma?
- Czy treści da się aktualizować bez pomocy dostawcy?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, zaplanuj pierwsze trzy kursy przed wyborem platformy. Gdy brakuje zasobów, pomaga produkcja kursów na zamówienie.
Krok 4: Zweryfikuj raporty - czy platforma udokumentuje szkolenia obowiązkowe?
Czwarty krok sprawdza, czy platforma pokaże, kto, kiedy i z jakim wynikiem przeszedł szkolenie. Komisja Europejska wskazuje, że przy obowiązku z art. 4 AI Act organizacja może prowadzić wewnętrzny rejestr szkoleń. Podobny rejestr przyda się przy szkoleniach wynikających z art. 20 dyrektywy NIS2. Raport powinien dać się wygenerować w kilka minut, a nie składać ręcznie z kilku źródeł.
Pytania kontrolne:
- Czy platforma zapisuje wynik każdej osoby, a nie tylko udział?
- Czy raport dla danej grupy powstaje w kilka minut?
- Czy historia szkoleń zostaje po odejściu pracownika?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, poproś dostawcę o pokazanie gotowego raportu na danych testowych.
Krok 5: Sprawdź bezpieczeństwo i RODO - gdzie są dane pracowników?
Piąty krok dotyczy danych osobowych. Platforma przetwarza dane pracowników, więc dostawca działa jako podmiot przetwarzający i potrzebna jest umowa powierzenia zgodna z art. 28 RODO. Zapytaj też o środki bezpieczeństwa, o których mówi art. 32 RODO, o miejsce przechowywania danych i o to, jak odzyskać dane po zakończeniu współpracy.
Pytania kontrolne:
- Czy dostawca przedstawił umowę powierzenia?
- Czy wiemy, gdzie fizycznie przechowywane są dane?
- Czy umowa określa eksport danych po zakończeniu współpracy?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, włącz w rozmowy osobę odpowiedzialną za ochronę danych, zanim podpiszesz umowę.
Krok 6: Oceń dostępność - czy każdy pracownik skorzysta z platformy?
Szósty krok sprawdza, czy platforma nie wykluczy części zespołu. Liczy się praca na telefonie, obsługa z klawiatury, napisy w materiałach wideo i czytelny kontrast. Punktem odniesienia są wytyczne WCAG 2.2, w praktyce poziom AA. Zapytaj dostawcę o deklarację dostępności i sprawdź samodzielnie kilka ekranów, na przykład bez użycia myszy.
Pytania kontrolne:
- Czy platforma działa wygodnie na telefonie?
- Czy da się z niej korzystać tylko za pomocą klawiatury?
- Czy dostawca odnosi się do WCAG 2.2 na poziomie AA?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, zapytaj o plan dostosowania i termin, zanim wybierzesz tę platformę.
Krok 7: Przetestuj na pilotażu - jak sprawdzić platformę przed decyzją?
Siódmy krok zamyka wybór praktyką. Uruchom platformę dla jednej grupy na kilka tygodni, z jednym prawdziwym kursem. Zmierz to, co ustaliłeś w kroku 1, i zbierz opinie uczestników oraz osób, które platformą zarządzają. Dopiero po pilotażu podejmij decyzję o wdrożeniu w całej firmie.
Pytania kontrolne:
- Czy pilotaż ma jasno określone mierniki z kroku 1?
- Czy biorą w nim udział zarówno uczestnicy, jak i administratorzy?
- Czy ustaliliśmy, co musi się wydarzyć, żeby pilotaż uznać za udany?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, dopisz kryteria sukcesu przed startem pilotażu, a nie po nim.
Samodzielnie czy z pomocą?
Siedem kroków da się przejść samodzielnie, z arkuszem porównawczym i kilkoma prezentacjami dostawców. Jeśli chcesz szybciej zawęzić wybór, skorzystaj z narzędzia dobierz platformę: cztery pytania o organizację wskazują platformę i programy, które jej przysługują. Dla firm przygotowaliśmy e-LEA Enterprise, bez limitu użytkowników i treści.
Podsumowanie
Wybór platformy szkoleniowej zaczyna się od celów i mierników, a nie od listy funkcji. Model licencji trzeba sprawdzić dla obecnej i docelowej liczby użytkowników. Platforma musi mieć z czego czerpać treści i pozwalać je łatwo aktualizować. Przy szkoleniach obowiązkowych liczy się rejestr wyników, przydatny przy art. 4 AI Act i art. 20 NIS2. Dane pracowników wymagają umowy powierzenia i zabezpieczeń zgodnych z RODO. Dostępność według WCAG 2.2 zapewnia, że skorzysta cały zespół. Decyzję warto podjąć po pilotażu.
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), art. 4 - EUR-Lex
- Dyrektywa (UE) 2022/2555 (NIS2), art. 20 - EUR-Lex
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 28 i 32 - EUR-Lex
- AI Literacy - Questions & Answers - Komisja Europejska
- Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.2 - W3C