Zasady wykorzystania AI

1. Cel dokumentu

Niniejszy dokument wyjaśnia, w jaki sposób e-LEA może wykorzystywać systemy sztucznej inteligencji w ramach swoich platform, usług edukacyjnych, narzędzi szkoleniowych, systemów raportowych, komunikacji oraz działań wspierających organizacje w zarządzaniu kompetencjami.

Celem dokumentu jest zapewnienie przejrzystości, bezpieczeństwa i zaufania wobec użytkowników, klientów, partnerów, uczestników szkoleń oraz organizacji korzystających z rozwiązań e-LEA.

2. Czym jest e-LEA

e-LEA to platforma i ekosystem technologiczno-edukacyjny wspierający organizacje w realizacji szkoleń, kursów, testów, certyfikacji, zarządzania kompetencjami, raportowania oraz dokumentowania działań edukacyjnych.

Rozwiązania e-LEA mogą być wykorzystywane przez firmy, jednostki samorządu terytorialnego, instytucje publiczne, uczelnie, szkoły, organizacje szkoleniowe, partnerów edukacyjnych oraz podmioty realizujące programy rozwojowe.

e-LEA może wspierać również programy zewnętrzne i partnerskie, w tym programy dotyczące AI literacy, AI governance, cyberbezpieczeństwa, RODO, kompetencji cyfrowych, edukacji i bezpieczeństwa.

3. Do czego możemy wykorzystywać AI

W ramach platform, usług i komunikacji e-LEA sztuczna inteligencja może być wykorzystywana w szczególności do:

  • wspierania tworzenia materiałów edukacyjnych,
  • przygotowywania propozycji treści szkoleniowych,
  • redagowania opisów kursów, modułów i ścieżek kompetencji,
  • tworzenia pytań testowych, quizów i ćwiczeń,
  • wspierania analizy potrzeb szkoleniowych,
  • porządkowania danych edukacyjnych i organizacyjnych,
  • wspierania raportowania postępów,
  • przygotowywania podsumowań edukacyjnych,
  • tworzenia grafik, ilustracji i materiałów marketingowych,
  • wspierania komunikacji z użytkownikami i klientami,
  • obsługi chatbota lub asystenta AI, jeżeli taka funkcja zostanie wdrożona,
  • rozwijania funkcji edukacyjnych, automatyzacyjnych i raportowych platformy.

Wykorzystanie AI ma charakter wspierający. AI może pomagać w tworzeniu, porządkowaniu i analizowaniu treści, ale nie zastępuje odpowiedzialności człowieka, organizatora szkolenia, administratora platformy, eksperta merytorycznego ani klienta korzystającego z systemu.

4. Do czego nie wykorzystujemy AI

e-LEA nie wykorzystuje AI do podejmowania wobec użytkowników decyzji, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały, chyba że użytkownik lub organizacja zostanie o tym wyraźnie poinformowana i zostaną spełnione wymagania wynikające z obowiązujących przepisów.

W szczególności e-LEA nie wykorzystuje AI na stronie internetowej ani w podstawowej komunikacji do:

  • podejmowania decyzji prawnych wobec użytkowników,
  • podejmowania decyzji finansowych wobec użytkowników,
  • automatycznego przyjmowania lub odrzucania uczestników szkoleń,
  • automatycznego oceniania cech osobowych użytkowników,
  • rozpoznawania emocji użytkowników,
  • identyfikacji biometrycznej,
  • kategoryzacji biometrycznej,
  • przetwarzania danych szczególnych kategorii bez właściwej podstawy prawnej,
  • zastępowania formalnej opinii prawnej, audytu lub decyzji organizacyjnej.

Jeżeli w przyszłości w ramach platformy zostaną wdrożone funkcje AI, które mogą mieć istotny wpływ na użytkownika, zakres i zasady ich działania zostaną opisane w odpowiednim regulaminie, polityce prywatności, klauzuli informacyjnej lub komunikacie przy danej funkcji.

5. AI w materiałach edukacyjnych

e-LEA może wykorzystywać AI do wspierania tworzenia materiałów edukacyjnych, takich jak:

  • opisy kursów,
  • scenariusze lekcji,
  • pytania testowe,
  • quizy,
  • ćwiczenia,
  • checklisty,
  • grafiki,
  • ilustracje,
  • podsumowania,
  • materiały pomocnicze,
  • propozycje ścieżek szkoleniowych.

Materiały tworzone lub wspierane przez AI mogą być poddawane weryfikacji przez człowieka, eksperta, autora kursu, redaktora lub osobę odpowiedzialną za dany program edukacyjny.

Treści edukacyjne wspierane przez AI mają charakter informacyjny, szkoleniowy lub pomocniczy. Nie stanowią automatycznie porady prawnej, medycznej, finansowej, podatkowej ani innej specjalistycznej opinii, chyba że wyraźnie wskazano inaczej i materiał został przygotowany przez uprawnionego eksperta.

6. AI w testach, quizach i ocenie wiedzy

e-LEA może wykorzystywać algorytmy, automatyzację lub funkcje AI do wspierania testów, quizów, walidacji wiedzy i raportowania wyników.

W typowym modelu testy i quizy są oceniane automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanych odpowiedzi, punktacji, progów zaliczenia lub reguł określonych przez organizatora szkolenia.

Jeżeli w przyszłości AI będzie wykorzystywana do generowania pytań, rekomendowania materiałów, analizy wyników lub przygotowywania podsumowań edukacyjnych, użytkownik lub organizacja korzystająca z platformy zostanie o tym poinformowana.

Automatyczny wynik testu, quizu lub szkolenia ma charakter edukacyjny i organizacyjny. Nie stanowi decyzji administracyjnej, prawnej ani finansowej.

7. AI w certyfikatach i dokumentowaniu kompetencji

e-LEA może umożliwiać automatyczne wystawianie certyfikatów, zaświadczeń, mikropoświadczeń lub innych potwierdzeń udziału w szkoleniu, ukończenia kursu albo osiągnięcia określonego wyniku.

Certyfikaty mogą zawierać dane osobowe uczestnika, takie jak imię, nazwisko, nazwa kursu, data ukończenia, wynik, identyfikator certyfikatu lub inne informacje wynikające z konfiguracji danego programu.

Samo wystawienie certyfikatu może odbywać się automatycznie po spełnieniu z góry określonych warunków, takich jak ukończenie szkolenia, zaliczenie testu lub osiągnięcie wymaganego progu punktowego.

Jeżeli AI będzie wykorzystywana do przygotowania dodatkowych rekomendacji, opisów kompetencji lub raportów rozwojowych, użytkownik lub organizacja zostanie o tym poinformowana w odpowiednim zakresie.

8. AI w raportach i analizach dla organizacji

e-LEA może wspierać organizacje w raportowaniu działań edukacyjnych, poziomu ukończenia szkoleń, wyników testów, statusów certyfikatów, ścieżek kompetencji oraz innych danych związanych z realizacją programów.

Raporty mogą być przygotowywane automatycznie na podstawie danych zapisanych w systemie, takich jak:

  • liczba uczestników,
  • status ukończenia szkoleń,
  • wyniki testów,
  • liczba wystawionych certyfikatów,
  • aktywność użytkowników,
  • postępy w ścieżkach szkoleniowych,
  • przypisanie do ról lub grup,
  • poziom realizacji programu.

Jeżeli raporty będą wspierane przez AI, ich wyniki powinny być traktowane jako pomocnicze. Decyzje organizacyjne, kadrowe, prawne, compliance lub zarządcze powinny być podejmowane przez człowieka lub właściwy organ organizacji.

9. Chatbot lub asystent AI

Na stronie e-LEA lub w ramach wybranych usług może zostać udostępniony chatbot albo asystent AI oparty na modelu językowym, takim jak ChatGPT, Claude lub podobne rozwiązanie.

Chatbot może służyć do:

  • udzielania ogólnych informacji o e-LEA,
  • wyjaśniania funkcji platformy,
  • pomocy w nawigacji po stronie,
  • odpowiedzi na podstawowe pytania użytkowników,
  • wsparcia informacyjnego w zakresie szkoleń, kursów, certyfikatów i programów edukacyjnych,
  • kierowania użytkownika do odpowiedniego formularza lub kontaktu.

Użytkownik zostanie poinformowany, jeżeli rozmawia z systemem AI.

Odpowiedzi chatbota mają charakter pomocniczy i informacyjny. Nie stanowią porady prawnej, medycznej, finansowej, podatkowej, decyzji administracyjnej, opinii compliance ani wiążącej rekomendacji.

Użytkownik nie powinien przekazywać chatbotowi:

  • danych szczególnych kategorii,
  • danych wrażliwych,
  • danych medycznych,
  • numerów PESEL,
  • danych klientów,
  • danych pracowników,
  • danych dzieci,
  • haseł,
  • danych logowania,
  • informacji poufnych,
  • tajemnic przedsiębiorstwa,
  • dokumentów zawierających dane osobowe osób trzecich.

10. Dane osobowe a narzędzia AI

e-LEA dąży do tego, aby wykorzystywanie AI odbywało się zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, minimalizacji danych, bezpieczeństwa, poufności i przejrzystości.

Dane osobowe mogą być przetwarzane w systemach e-LEA w celu realizacji usług edukacyjnych, takich jak:

  • utworzenie konta użytkownika,
  • przypisanie do szkolenia,
  • realizacja kursu,
  • zapis wyników testów,
  • wystawienie certyfikatu,
  • raportowanie postępów,
  • komunikacja z użytkownikiem,
  • obsługa klienta,
  • realizacja umowy lub usługi.

Jeżeli dane osobowe miałyby być przekazywane do zewnętrznych narzędzi AI, użytkownik lub organizacja zostanie poinformowana o takim przetwarzaniu zgodnie z właściwą polityką prywatności, klauzulą informacyjną, regulaminem lub umową.

Nie należy przekazywać do narzędzi AI danych, które nie są niezbędne do realizacji danej funkcji.

11. Rola człowieka

e-LEA przyjmuje zasadę, że sztuczna inteligencja powinna wspierać człowieka, a nie zastępować jego odpowiedzialność.

W obszarach takich jak:

  • projektowanie programów edukacyjnych,
  • zgodność z prawem,
  • ochrona danych,
  • certyfikacja,
  • ocena kompetencji,
  • decyzje kadrowe,
  • decyzje organizacyjne,
  • polityki wewnętrzne,
  • dokumentowanie zgodności,

rekomendowana jest weryfikacja wyników przez człowieka, eksperta, administratora organizacji lub osobę odpowiedzialną za dany proces.

12. Programy partnerskie i zewnętrzne

e-LEA może dostarczać technologię, platformę, infrastrukturę edukacyjną, narzędzia raportowe lub system certyfikacji dla programów partnerskich i zewnętrznych.

W takich przypadkach e-LEA może pełnić różne role w zależności od modelu współpracy, np.:

  • dostawcy technologii,
  • podmiotu przetwarzającego dane,
  • odrębnego administratora danych,
  • współadministratora,
  • partnera edukacyjnego,
  • operatora platformy.

Zakres odpowiedzialności, przetwarzania danych oraz wykorzystania AI powinien wynikać z odpowiedniej umowy, regulaminu, polityki prywatności, klauzuli informacyjnej lub dokumentacji konkretnego programu.

13. Programy dotyczące AI Act i AI literacy

e-LEA może wspierać realizację programów edukacyjnych dotyczących AI Act, AI literacy, AI governance, odpowiedzialnego korzystania z AI, cyberbezpieczeństwa, RODO oraz kompetencji cyfrowych.

W takich programach AI może być wykorzystywana pomocniczo do:

  • tworzenia materiałów szkoleniowych,
  • generowania przykładów edukacyjnych,
  • przygotowywania pytań,
  • redagowania podsumowań,
  • wspierania komunikacji,
  • tworzenia grafik,
  • rozwijania ścieżek kompetencji,
  • przygotowywania raportów edukacyjnych.

Treści dotyczące AI Act, RODO, cyberbezpieczeństwa lub compliance mają charakter edukacyjny i informacyjny. Nie stanowią indywidualnej opinii prawnej ani gwarancji zgodności konkretnej organizacji.

14. Zakaz przekazywania danych wrażliwych i poufnych

Użytkownik nie powinien przekazywać do formularzy, chatbota, promptów, pól tekstowych ani innych narzędzi dostępnych w e-LEA:

  • danych medycznych,
  • danych szczególnych kategorii,
  • numerów PESEL,
  • danych dokumentów tożsamości,
  • danych kart płatniczych,
  • haseł,
  • danych logowania,
  • danych klientów,
  • danych pracowników,
  • danych dzieci,
  • danych uczestników, których nie powinien ujawniać,
  • dokumentów zawierających dane osobowe osób trzecich,
  • tajemnic przedsiębiorstwa,
  • informacji poufnych,
  • informacji objętych tajemnicą zawodową,
  • informacji, których ujawnienie nie jest konieczne do realizacji danej funkcji.

15. Materiały generowane lub wspierane przez AI

Wybrane materiały publikowane przez e-LEA mogą być tworzone, redagowane lub wspierane przy użyciu narzędzi sztucznej inteligencji. Dotyczy to w szczególności:

  • grafik,
  • ilustracji,
  • opisów usług,
  • materiałów marketingowych,
  • treści edukacyjnych,
  • przykładów szkoleniowych,
  • quizów,
  • ćwiczeń,
  • materiałów pomocniczych,
  • podsumowań.

Materiały generowane lub wspierane przez AI mogą wymagać weryfikacji. Użytkownik powinien traktować je jako treści informacyjne lub edukacyjne, chyba że wyraźnie wskazano inny charakter danego materiału.

16. Ograniczenia odpowiedzialności

AI może generować treści niepełne, nieaktualne, nieprecyzyjne lub wymagające weryfikacji. Dlatego informacje wygenerowane lub wspierane przez AI powinny być sprawdzane przed wykorzystaniem w istotnych procesach.

e-LEA nie gwarantuje, że każda treść wygenerowana lub wspierana przez AI będzie kompletna, aktualna, bezbłędna albo odpowiednia do każdego przypadku.

Jeżeli użytkownik lub organizacja wykorzystuje materiały AI w celach innych niż informacyjne lub edukacyjne, powinien samodzielnie ocenić ich przydatność lub skonsultować je z właściwym ekspertem.

17. Zgodność z AI Act

e-LEA monitoruje rozwój regulacji dotyczących sztucznej inteligencji, w tym AI Act, oraz może aktualizować swoje zasady, procesy i dokumentację wraz z rozwojem przepisów, wytycznych i praktyki.

Niniejszy dokument ma charakter informacyjny i nie stanowi formalnej opinii prawnej dotyczącej kwalifikacji systemów AI ani obowiązków konkretnej organizacji na gruncie AI Act.

Klienci korzystający z platformy e-LEA powinni samodzielnie ocenić, jakie obowiązki wynikają dla nich z AI Act, RODO i innych przepisów w związku ze sposobem korzystania z AI oraz wdrażanymi szkoleniami.

18. Aktualizacje zasad

Zasady wykorzystania AI mogą być aktualizowane wraz z rozwojem platformy e-LEA, zmianą narzędzi, wdrożeniem nowych funkcji, zmianą przepisów lub pojawieniem się nowych wytycznych dotyczących sztucznej inteligencji.

Aktualna wersja dokumentu będzie publikowana na stronie internetowej e-LEA.