Personalizacja wiedzy – rozwiązaniem dla edukacji w czasach przeciążenia informacją

Na nasze urządzenia smartfony, tablety czy komputery dociera więcej informacji niż potrzebujemy. Pomimo, że każde z urządzeń staje się coraz łatwiejsze do obsługi i ma nam pomagać – to i tak codziennie zmagamy się z zalewem informacji.
Gdy dociera do nas więcej informacji niż jesteśmy w stanie przetworzyć, i niemożliwym staje się podejmowanie optymalnych decyzji – wówczas mamy do czynienia z przeciążeniem informacją. Efekt jest taki, że wspomniane decyzje podejmujemy na podstawie wadliwego osądu lub nie podejmujemy ich wcale.
To dzieje się również z naszymi zespołami. Co zatem zrobić aby nie pogłębiać efektu zalewu informacyjnego a jednocześnie skutecznie edukować zespoły?
Można skorzystać z rozwiązań które zmniejszą obciążenie zespołów, zoptymalizują ilośc informacji oraz je usystematyzują. Ale rozpocznijmy od rozpoznania przyczyn takiego stanu rzeczy.

Korzystając aktywnie z mediów i dostępnej technologii otrzymujemy sporą dawkę codziennej korespondencji e-mail, doniesień medialnych z mediów społecznościowych i portali internetowych, wiadomości multimedialnych i ma to ogromny wpływ na zmniejszanie się naszej wydajności.

Laura Shin z Forbes podaje w artykule z 2014, że w ciągu ostatnich 10 lat lat wytworzono więcej informacji niż w całej historii ludzkości przed 2004.
Świadomy umysł może zwrócić uwagę na trzy, a może na cztery rzeczy na raz. Jeśli spróbujemy przekroczyć tę granicę, to nasze wybory będą wadliwe gdyż utracimy koncentrację i kontrolę nad zdolnością poznawczą – pisze.

Wg Eryka Mistewicza w opublikowanym również w Forbes artykule – informuje, że wchłaniamy więcej informacji w ciągu jednego miesiąca niż nasi dziadkowie mieli okazję przetworzyć przez całe życie.

Jednak pamiętajmy, że zgodnie z prawem Theodora Sturgeona (ang. Sturgeon’s law), aż 90 % docierających do nas komunikatów – jest bezwartościowa.

Przeanalizujmy jak to działa w przedsiębiorstwach:

Komunikaty napływające do każdego z pracowników – w kilku ostatnich latach – zwiększyły kilkukrotnie swoją objętość – a ilość czasu na ich przetworzenie się nie zmieniła.

Do wspomnianego natłoku komunikatów – pracodawca ma dużą łatwość techniczną w dostarczaniu niezliczonej ilości informacji dla pracowników. Odbywa się to często poprzez wrzucanie materiałów edukacyjnych ich do „jednego worka” – jakim jest firmowy intranet czy wiadomości e-mail. Niestety większość danych jest rozproszonych, a przy niekończącej się liście zadań – pracownikom brakuje nie tylko czasu, lecz także skupienia – niezbędnego aby przyswoić jakąkolwiek wiedzę czy przeanalizować docierające do nich informacje. To sprawia natomiast, że wiele z folderów z danymi nigdy nie zostaje otwarta.
Z czasem przy braku wypełniania obowiązków i realizacji ważnych zadań występuje poczucie winy i presja, którą pracownik skupia na sobie a to z kolei uniemożliwia skuteczne przechodzenie do kolejnych zadań a trend „bycia na bieżąco” i mit wielozadaniowości tylko „doleją oliwy do ognia” i koło się zamyka.

Mamy do czynienia z efektami przeładowania informacyjnego (information overload) oraz syndromem zmęczenia informacją (ang. attention crash).

Efekt jest taki, że pracownik stara się zapoznać z każdą informacją jaką otrzymuje – jednak okazuje się to fizycznie niemożliwe. Pracownicy stopniowo przestają być efektywni, ich zdolność do analizy i podejmowania decyzji stopniowo się zmniejsza a kolejka informacji do przetworzenia wcale nie maleje.

Według Lucy Jo Palladino , Ph.D, psychologa i autora Find Your Focus Zone, „Przeładowanie informacji występuje, gdy osoba jest narażona na więcej informacji niż mózg może przetwarzać w tym samym czasie . ”
Według Palladino dokładniejszym terminem jest “przeciążenie poznawcze” – prowadzące do niezdecydowania, złych decyzji i stresu. Niezdecydowanie lub paraliż analizy pojawia się, gdy jesteś przytłoczony zbyt dużą liczbą wyborów, twój mózg łagodnie „zamarza” – gdzie – biernie czekasz i widzisz co się dzieje, ale nie podejmujesz reakcji, albo podejmujesz pochopną decyzję, ponieważ ważne fakty zostają zaklinowane pomiędzy trywialnymi, a ty uważasz je za tak samo wiarygodnie a do tego niewiarygodne źródła traktujesz na równi z wiarygodnymi.

Co zatem możemy zrobić – aby wesprzeć nasze zespoły aby znaleźć miejsce na edukację oraz odwrócić efekt przeciążenia informacyjnego?

Jako pracodawcy czy osoby odpowiedzialne za zespoły nie mamy wielkiego wpływu na ilość komunikatów docierających do pracowników poza czasem wykonywania obowiązków firmowych. Jednak w trakcie pracy naszych zespołów możemy zoptymalizować docierające informacje do tych ważnych i dopasowanych do odbiorcy czyli personalizację informacji czy wiedzy.

Firmy przywiązują wagę do podnoszenia kwalifikacji, oraz zdobywania nowych kompetencji przez swoich pracowników. Środki przeznaczane na edukacje są coraz większe. Bardzo rzadko materiały edukacyjne są uporządkowane i udostępniane w wygodny do przyswojenia i zweryfikowania sposób. Model, w którym materiały edukacyjne przekazywane są na skrzynkę e-mail czy znajdują się w kilku miejscach w firmowym intranecie i mają być szybko przyswojone nie sprawdza się. Podobnie z materiałami otrzymanymi po szkoleniu jak pokazuje praktyka znaczna większość pracowników w ogóle, nawet do nich nie zagląda. Sama weryfikacja zdobywanej w ten sposób wiedzy i umiejętności stanowi problem dla pracodawców.

Badania przeprowadzone przez Henry’ego Roediger’a oraz Jeffrey’a D. Karpicke – Test-Enhanced Learning pokazują, że dzięki – użyciu egzaminów retencja wiedzy (poziom zapamiętanych informacji w dłuższym okresie) u pracowników będzie na dwukrotnie wyższym poziomie niż w przypadku przekazania wiedzy bez narzędzi do jej weryfikacji.

Edukacja gdzie przełożony osobiście dba o podnoszenie kwalifikacji swoich zespołów sprawdza się. W dłuższym okresie czasu widoczne będą ograniczenia: czasowe, ilościowe i budżetowe.

Do niedawna nie było narzędzi ułatwiających edukację i weryfikację postępów. Obecnie są rozwiązania dostępne właściwie od ręki. Są to platformy edukacji zespołów.

Rozwiązaniem dla całej sytuacji jest umieszczenie wszelkich materiałów edukacyjnych w sposób zorganizowany w jednym, dobrze zorganizowanym miejscu. Zapewnić łatwy dostęp dla każdej osoby z naszych zespołów. Podzielić materiał na grupy kompetencyjne oraz przypisać pracownikom dostęp do grup materiałów które są ważne dla każdego z nich. W ten sposób personalizujemy dostęp do materiałów edukacyjnych ograniczając jednocześnie ilość materiału do takiego zakresu który jest niezbędny. Ujmijmy to inaczej. Dzięki platformie znacznie ułatwione jest usystematyzowanie wiedzy oraz procedur firmowych gdzie każdy pracownik otrzyma tylko takie materiały jakie powinien oraz nie będzie się rozpraszał materiałami które nie byłyby dla niego ważne.
Nie ulega wątpliwości fakt, że znacznie chętniej uczymy się materiału, który został dopasowany do naszej funkcji i pełnionych obowiązków. Dzięki takim przyjaznym rozwiązaniom przedsiębiorca lub osoba odpowiedzialna za edukację zespołu może dopasować dane partie materiału do pracowników w zależności od kompetencji i stanowiska. Przykładowo – pracownicy działu marketingu powinni otrzymać dostęp do innej grupy materiałów niż pracownicy działu logistyki. Tego typu działania czynią proces edukacji wewnętrznej przyjemnym, przydatnym i efektywnym – przyczyniając się długoterminowo do większej satysfakcji pracowników co nie jest bez znaczenia jeśli spojrzymy długoterminowo na rozwój firmy. A firma to ludzie!
Zatem pierwszy krok w postaci personalizacji – oraz optymalizacji ilości materiałów dla każdego pracownika zostałby wykonany w bardzo naturalny sposób.

Platforma umożliwi stały dostęp do materiałów edukacyjnych za pomocą komputera, czy przez wygodne w użytkowaniu aplikacje mobilne. Czyli łatwy dostęp gdzie i kiedy tylko chcemy.

Postępy edukacji zespołów w firmie widoczny dla Pracodawcy „jak na dłoni”. Dzięki temu możliwym stanie się diagnozowanie potrzeb edukacyjnych i wdrożenie adekwatnych działań takich jak udzielenie wsparcia dla osób które tego potrzebują.

Pracownik nie powinien wiedzieć konieczności mierzenia się z wyzwaniem poszukiwania materiałów edukacyjnych w różnych miejscach. Znajdzie je w jednym miejscu po zalogowaniu się na swoim koncie użytkownika przez komputer lub po otwarciu aplikacji mobilnej. Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania będzie czuł się bezpiecznie mając pewność, że wiedza jakiej się od niego oczekuje nie zawiera niespodzianek w postaci “jednego nieprzeczytanego maila z zeszłego wtorku”… Będzie mógł się też wykazać osiąganymi postępami czy poziomiem zdobytej wiedzy.

Dodatkowo aby osiągnąć dobre efekty edukacji firmowej dobrze jest skorzystać z czołowego trendu w edukacji zespołów a mianowicie grywalizacji (ang. gamification). Mowa tutaj o elementach znanych z gier które zostały użyte w procesie edukacji a nie samej gry. Dzięki możliwości choćby porównywania swoich wyników i wyników całego zespołu pracownicy zaczynają traktować edukację jako element – zdrowego współzawodnictwa i przy zachowaniu elementów dobrej zabawy, wykazują większe zaangażowanie w zdobywaniu wiedzy.

Niezależnie od tego, czy chcemy przekazać informacje twarde jak choćby wiedzę o produktach, czy pomóc pracownikom nabyć kompetencje miękkie to personalizowana, usystematyzowana wiedza wraz z wygodą stałego dostępu – wzbogacona o elementy grywalizacyjne będzie sprzyjać rozwojowi zespołu. Certyfikaty ukończonych kursów i przerobionych partii materiału oraz wyniki egzaminów mogą być pomocne także przy podejmowaniu decyzji o awansie danego pracownika lub wsparciu rozwoju jego kariery zawodowej.

Platformy posiadają również możliwość podejmowania nauki w obszarach rozwoju osobistego jak nauka języków obcych.

Warto korzystać z tego typu rozwiązań i pomóc rozładować „korek informacyjny” oraz rozpocząć edukację zespołów która daje nam pewność, że dostarczamy pracownikom optimum tego co możemy jako nowoczesna i dbająca o rozwój pracowników firma.

PS. Funkcje opisane powyżej odpowiadają potrzebom zdefiniowanym podczas rozmów z przedsiębiorcami na przestrzeni kilku ostatnich lat.Te funkcje które które opisałem powyżej powstały z wytężonej pracy, pasji i chęci osiągnięcia doskonałości jakie towarzyszyły naszemu zespołowi w trakcie budowy platformy edukacji zespołów Coursairs (coursairs.pl). W tworzenie tej platformy jestem od lat osobiście zaangażowany i wierzę, że wniesie ona wiele wartości dla każdego zespołu który będzie z niej korzystał.

Maciej Czerniawski